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Aspekte der agilen Arbeitsweise bei FORTIS – Teil 3: Der Alltag autonomer Teams

Agilität ist ein Vorgehen, um auf sich immer schneller ändernde Rahmenbedingungen und Märkte zu reagieren. Dabei kommt der Organisation von weitgehend autonomen Teams eine besondere Bedeutung zu. Denn auch diese müssen entsprechend wandelbar bleiben. Was also tun die Business Teams der FORTIS IT-Services GmbH in ihren alltäglichen Abläufen, um eine regelmäßige Reflektion und Anpassung zu gewährleisten? Dritter Teil einer Serie zu Aspekten der agilen Arbeitweise bei FORTIS, Teil 1 im Februar 2018 behandelte die Sinnhaftigkeit und Teil 2 im April 2018 die Kundennähe.

Zunächst ist festzuhalten, dass Agilität einerseits die Art und Weise der Zusammenarbeit in der FORTIS-Softwareentwicklung betrifft, andererseits aber auch das Organisationsdesign von FORTIS mit Business Teams, die in unmittelbarer Nähe zum Kunden weitgehend autonom agieren. Die zentrale Aufgabe dabei ist, die Autonomie dieser Business Teams zu gewährleisten, wobei sie doch auch der Unternehmensphilosophie entsprechen sollten.

Agilität in Teams und in Projekten

Die Agilität gilt es sowohl in jedem einzelnen Team als auch in jedem einzelnen Projekt herzustellen. In den Team Meetings geht es nicht um Statusberichte, sondern zum einen darum Hindernisse zu identifizieren und zu besprechen was man als Team noch besser machen kann. Sie sind also eine Mischung aus dem daily SCRUM und der Retrospektive. Analog des SCRUM Masters ist der Teamformer hier in der Rolle sicherzustellen, dass es stattfindet und in dem gegebenen Rahmen bleibt. Bei größeren Problemstellungen wird aber auch eine extra Team-Retrospektive veranstaltet.

Eine Grundlage der Teamarbeit bei FORTIS ist, dass niemand eine Aufgabe auf Lebenszeit hat. Akquise, Personal, Controlling etc. wechseln immer wieder in den Teams. Daher wird Veränderung vor allem dadurch begünstigt, dass sich die Teammitglieder nicht über Stellen, Posten oder Titel definieren, sondern über die jeweiligen Aufgaben und ihre Expertise. Diese Aufgaben können wechseln und das tun sie auch. Weiterhin ist FORTIS bestrebt seine Teams vor allem aus fachlicher Sicht heterogen zu halten. In Hinblick auf Alter, Herkunft, Bildungshintergrund etc. sind sie dies ohnehin. Die Absicht dahinter ist, dass diese Heterogenität den Blick über den Tellerrand fördert.

In Hinblick auf einzelne Projekte sorgen die Geschäftsleitung und die Teamformer gemeinsam mit allen anderen Teammitgliedern für Transparenz und Sichtbarkeit auch über die Teamgrenze hinweg. Anerkennung und Sichtbarkeit wird damit nicht nur in Mitarbeitergesprächen transportiert. Egal ob neue Methode, neues Fachthema, neuer Kunde oder neue Technologie, Wertschätzung erfahren alle die, die über ihren Schatten springen und etwas Neues wagen.

In Entwicklung bleiben

Agilität ist nach dem Verständnis bei FORTIS grundsätzlich durch die Zusammenarbeit in Teams bestimmt. Agilität lässt sich also nicht von oben verordnen, sondern nur gemeinsam entwickeln. Daher ist für FORTIS besonders wichtig, dass die Teams und die Mitarbeitenden in Entwicklung bleiben.

Teamintern wird mit jedem über den aktuellen Projekteinsatz gesprochen. Sollten sich „Abnutzungserscheinungen“ einschleichen oder wenn Langeweile droht, ist auch das Thema Nachbesetzung oder Aufgabentausch kein Tabu. Allerdings ist Langeweile bei FORTIS selten ein Thema. Denn durch den Mix aus Teamaufgaben, Entwicklung und Beratung ist jede und jeder einzelne grundsätzlich schon weit mehr Abwechslung ausgesetzt als in anderen Unternehmen. Intern werden auch alle Neuigkeiten ausgetauscht und positiv hervorgehoben, wie neue Kunden, neue Technologien, neue Methoden oder andere neuen Projektthemen.

Dennoch wird das Thema des Abstumpfens oder Sich-Langweilens sehr ernst genommen. Durch Gespräche wird versucht, dies schon im Vorhinein zu vermeiden oder bei entsprechenden Anzeichen früh zu reagieren. Dabei hilft auch der bei FORTIS für alle vorgesehene Weiterbildungsprozess.

Alltäglicher Umgang miteinander entscheidet

Selbstverständlich sprechen bei FORTIS alle Teammitglieder auf Augenhöhe miteinander. Wichtig ist zudem, dass dies zwischenmenschlich auf einer freundschaftlichen Ebene passiert, und dass auch Teamerfolge miteinander geteilt und gemeinsam gefeiert werden. Daran wirken alle mit und haben ihren Anteil daran, egal ob dies ein Senior-Berater oder ein K.N.U.T. ist (das Berufseinstiegs-Programm von FORTIS unter der Bezeichnung „Kontinuierliche Nachwuchsentwicklung ungeschliffener Talente“).

In Team Retrospektiven, entweder im Rahmen der regelmäßigen Team Meetings oder auch als separate Veranstaltung, wird über Möglichkeiten der Verbesserung und notwendige Veränderungen gesprochen. Dabei sind die drei Ebenen der organisationalen, der inhaltlichen und der zwischenmenschlichen Zusammenarbeit zu unterscheiden. Was die Teamorga betrifft: Sind alle mit ihren Aufgaben und aktuellen Rollen zufrieden? Wenn es um Inhalte geht: Werden die Aufgaben bewältigt oder besteht Schulungsbedarf und benötigt das Team externe Hilfe? In Hinblick auf den Umgang miteinander: Arbeiten wir gerne miteinander oder bestehen unterschwellige Konflikte?

Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass sich das Team aktiv damit auseinandersetzt, wie die Interaktion und Konfliktlösung miteinander aussehen soll. Von besonderer Bedeutung dabei ist auch, sich Rückmeldungen von außen einzuholen, weil man sich im Team infolge eines Gewöhnungseffekts vorwiegend in einer Innensicht befindet. Gemäß der englischen Abkürzung für T.E.A.M. „together, everyone achieves more“, kann das jeweilige Team sich dann als sehr gut funktionierend erachten, wenn die Teamleistung in Summe mehr ergibt als alle Teammitglieder zusammengenommen einzeln erbringen könnten.

Wie FORTIS seinen anhaltenden Bedarf an weiteren Mitarbeitenden abdeckt und wie die Rekrutierung der geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten aussieht, behandelt der vierte Teil der Serie im August 2018.