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Aspekte der agilen Arbeitsweise bei FORTIS – Teil 4: Rekrutierung innerhalb der Teams

Die agile Organisation bei FORTIS basiert auf einer Autonomie der Business-Teams vor Ort. Diese sind als eine Art „Kernzellen“ des Organisationssystems anzusehen, nicht ferngesteuert, sondern durch einen unternehmerischen Zielkonsens geleitet. Insofern ist auch Teamwork gefragt, um den Personalbedarf innerhalb eines Teams passend abzudecken. Vierter Teil einer Serie zu Aspekten der agilen Arbeitweise bei FORTIS, Teil 1 im Februar 2018 behandelte die Sinnhaftigkeit, Teil 2 im April 2018 die Kundennähe und Teil 3 im Juni 2018 den Alltag autonomer Teams. Mit dem Titel „Teamstärke entscheidet“ werden zwei Aspekte zugleich angesprochen: Zum einen ist für die Effektivität und Produktivität eines Teams sein Zusammenhalt entscheidend, also die (sinnbildliche) Stärke, die ein Team ausstrahlt und vermittelt. Zum anderen ist aber aus ökonomischer Sicht auch die Anzahl der Mitarbeitenden (die numerische Stärke der Teams) entscheidend. Eine Neueinstellung muss wohl erwogen werden: Hält das aktuelle Arbeitsaufkommen an oder besteht nur ein kurzzeitiger Engpass? Ist die neue Person nachhaltig beschäftigt? Erst wenn diese Abschätzung positiv ausfällt, kann eine Neueinstellung erfolgen. Zugleich sollte jede neue Person aber auch „von der Chemie her“ gut ins Team passen.

Teamwork zugunsten der Teams

Die Rekrutierung für einzelne FORTIS Business-Teams wird daher maßgeblich von diesen Teams selbst mitbestimmt. Jedes Team hat mehrere Mitglieder, die sich mit der Aufgabe des Rekrutierens beschäftigen. Diese steuern dann gemeinsam mit der FORTIS HR-Managerin Jasmin Brar den Prozess und treffen die passenden Entscheidungen in Hinblick auf das Team, auf FORTIS und natürlich auf den Kunden. Eine Selbstverständlichkeit dabei ist, dass der Bedarf nicht nur von den Personalverantwortlichen oder gar von der HR-Abteilung erkannt und abgedeckt werden muss. Sondern er wird im Rahmen regelmäßiger Teammeetings zur Sprache gebracht und identifiziert. Wenn dann etwa eine Person für SAP MM gesucht wird und die oder der Personalverantwortliche im Team ist Javanese, dann müssen natürlich die MM-ler mit in das Gespräch kommen und auch die passende Stellenausschreibung in Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung formulieren. Wenn sich Interessierte melden, ist auch die Personalentscheidung kein Alleingang. An einem Rekrutierungsprozess sind jeweils ein Teammitglied mit der Teamaufgabe „Personal“, die oder der fachlich versierteste Kollegin oder Kollege (teamunabhängig) und die HR-Managerin Jasmin Brar beteiligt. Gemeinsam treffen diese dann eine Entscheidung, welche die Eindrücke und Einschätzungen aller Beteiligten berücksichtigt und verbindet.

Verschiedene Aufgaben im Rekrutierungsprozess

Grundsätzlich bedeutet das, dass alle Mitglieder in den FORTUIS Business-Teams eine gewisse Sensibilisierung in Bezug auf den Personalbedarf haben und neue Bedarfe, die sie erkennen, auf jeden Fall an Jasmin Brar oder dasjenige Teammitglied mit der größten Personalverantwortung melden sollen. Diese Informationen werden dann in standortbezogenen wöchentlichen Telefonkonferenzen von den Personalbeauftragten der Teams und Jasmin Brar als übergreifender HR-Managerin besprochen. Doch neben der Übernahme der hauptsächlichen Rekrutierungsaufgabe im Team können sich alle Mitarbeitenden auch für weitere Aktivitäten zur Verfügung stellen und engagieren. Dies betrifft unter anderem die folgenden Punkte:

• das Identifizieren und Formulieren von Bedarfen im Team
• den Besuch von Messen als fachliche Ansprechperson
• das Halten von Fachvorträgen an Unis
• das Betreuen und Auswerten von Probeaufgaben von sich Bewerbenden
• das Betreuen von Junioren und K.N.U.T.s als Mentor (K.N.U.T. heißt das Förderprogramm von FORTIS als Abkürzung für „Kontinuierliche Nachwuchsentwicklung Ungeschliffener Talente“)
• aktive Hilfsangebote bei der Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen
• sowie nicht zuletzt das Werben für FORTIS im eigenen Umfeld, um so durch persönliche Empfehlung Kandidatinnen und Kandidaten in den Prozess zu bringen.

Genaue Kennzahlen dazu, wie viele Neuanfangende pro Team und Jahr bei FORTIS benötigt werden, gibt es nicht. Dazu sind die jeweiligen Bedingungen am Markt, die jeweiligen Anforderungen der Kunden sowie die üblicherweise geringe Fluktuation zu beachten. Allerdings kann ein Team selten mehr als zwei neue Kolleginnen oder Kollegen gleichzeitig einarbeiten, da die ideale Teamgröße bei fünf bis zehn Personen liegt. Das limitiert den organischen Wachstumsprozess, sodass fünf neue Personen gleichzeitig in einem Team nicht einzuarbeiten wären, auch wenn Angebote oder Bedarf das zuließen. Grundsätzlich zeigt sich jedoch, dass auch im Rekrutierungsprozess die Autonomie der Business Teams im Einklang mit der Unternehmensphilosophie von besonderer Bedeutung ist. Im Wechsel der Aufgaben, die über die fachliche Expertise hinaus für das Team übernommen werden (wie z.B. Akquise, Personal oder Controlling), steigt der Umfang des  unternehmerischen Denkens aller Teammitglieder und damit die bewusst übernommene  Verantwortung. Damit beschäftigt sich der fünfte Teil der Serie im Oktober 2018.